Excel制作搜索式下拉菜单，只需一个公式！

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2025-01-02

引言

在日常的工作中，Excel作为一个广泛使用的电子表格软件，凭借其强大的数据处理功能，帮助我们完成了许多繁琐的工作。尤其是对于数据的选择、分类与管理，Excel提供了许多便捷的工具。下拉菜单（数据验证）便是其中一个非常实用的功能。它能够限制单元格的输入范围，避免用户输入错误，确保数据的正确性。

然而，随着数据量的增大，传统的下拉菜单存在一个问题——当可选项非常多时，单纯依靠下拉列表会使得用户在选择时感到困难，尤其是在面对成千上万条记录的情况下。因此，如何通过搜索功能来改善这个问题，是一个非常值得关注的方向。搜索式下拉菜单的出现，完美解决了这个问题。只需要一个简单的公式，用户便可以在下拉菜单中快速筛选出需要的选项，提高数据选择的效率。

本文将详细介绍如何在Excel中使用一个公式制作具有搜索功能的下拉菜单，帮助用户更高效地使用Excel。

一、搜索式下拉菜单的原理与概念

1.1 什么是搜索式下拉菜单？

搜索式下拉菜单顾名思义，就是一个可以进行搜索的下拉菜单。与普通的下拉菜单不同，搜索式下拉菜单允许用户在输入框中输入关键词，然后实时筛选出与关键词匹配的项。通过这种方式，用户无需在长长的列表中滚动查找，而只需输入几个字符，Excel便会显示所有符合条件的选项。

1.2 搜索式下拉菜单的应用场景

大量数据时的快速查找：当数据源过长时，普通的下拉菜单通过滚动查找所需项目非常低效，搜索式下拉菜单则通过搜索输入帮助快速筛选。
动态数据输入：在处理不断变化的动态数据时，用户可以通过输入字符快速定位和选择所需项，极大提升效率。
多维度数据选择：例如，当数据源包含多个类别时，用户可以根据输入的部分内容快速筛选出与其输入内容相关的选项。

1.3 搜索式下拉菜单的优势

提高工作效率：通过输入部分字符，用户能够立即看到符合条件的选项，节省了大量的时间。
降低错误率：通过限制用户的输入范围，可以有效减少输入错误的发生。
增强用户体验：通过即时筛选功能，使得用户的选择更加直观和便捷。

二、制作搜索式下拉菜单的准备工作

要制作一个搜索式下拉菜单，首先需要理解其工作原理，并为此进行一些准备工作。一般而言，我们需要准备数据源、设置动态命名区域和数据验证，最后再通过公式进行搜索功能的实现。

2.1 准备数据源

首先，我们需要准备一个包含所有选项的数据源。这些选项将出现在下拉菜单中，通常可以是一个表格或单列数据。假设我们准备了一份包含城市名称的列表，作为下拉菜单的选项数据源。

例如，数据如下：

城市
北京
上海
广州
深圳
成都
杭州
南京
苏州
天津
重庆

这些城市名称将作为我们的下拉菜单中的可选项。

2.2 创建动态命名区域

接下来，我们需要创建一个动态命名区域（Dynamic Named Range），用来存放我们即将用作下拉菜单的数据。这样，在数据源发生变化时，命名区域也会自动调整。

步骤：

选择数据源范围，假设城市列表位于 A2:A11。
点击“公式”选项卡，然后选择“名称管理器”。
在弹出的对话框中，点击“新建”。
在“名称”框中输入命名区域的名称（例如，SearchList）。
在“引用位置”框中输入以下公式：
```
excel复制编辑=OFFSET($A$2, 0, 0, COUNTA($A$2:$A$11), 1)
```
这个公式的作用是创建一个动态的命名区域。当城市列表发生变化时，命名区域的大小会自动调整。
点击“确定”保存命名区域。

2.3 设置数据验证

为了使某个单元格可以使用搜索式下拉菜单，我们需要设置数据验证，并将之前创建的动态命名区域作为数据来源。

步骤：

选择目标单元格（假设为 B2）。
进入“数据”选项卡，点击“数据验证”。
在“数据验证”对话框中，选择“设置”选项卡。
在“允许”下拉框中选择“序列”。
在“来源”框中输入公式：
```
excel复制编辑=SearchList
```
这个公式会引用我们之前创建的命名区域。
点击“确定”完成设置。

三、实现搜索功能的公式

通过前面的步骤，我们已经设置好了数据源和下拉菜单，现在我们需要通过公式来实现搜索功能。这个搜索功能的核心是在用户输入的内容和数据源之间进行匹配，并实时筛选出符合条件的项。

3.1 搜索公式的构建

我们需要使用 SEARCH 和 INDEX 等函数来完成搜索功能。假设我们在 C2 单元格中输入搜索关键词，接下来在 D2 单元格中，通过公式显示符合条件的结果。

公式：

在 D2 中输入以下公式：

excel复制编辑=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(ISNUMBER(SEARCH($C$2,$A$2:$A$11)), ROW($A$2:$A$11)-ROW($A$2)+1), ROW(1:1))), "")

公式解析：

SEARCH($C$2, $A$2:$A$11)：这个部分检查用户输入的关键词（C2）是否出现在数据源（A2:A11）中。如果找到了匹配项，则返回该项的起始位置；否则，返回错误。
ISNUMBER()：这个函数用于检查 SEARCH 函数的结果是否为有效数字，如果是，则说明找到了匹配项。
ROW($A$2:$A$11)-ROW($A$2)+1：该部分返回数据源中符合条件的项目的行号。
SMALL()：该函数用于返回匹配项中的第n小行号。
INDEX()：根据行号返回匹配项的实际值。
IFERROR()：如果公式未找到匹配项，则返回空值。